Privacyverklaring

Privacy beleid Scouting Verbraak Margriet Groep Harderwijk

Scouting Verbraak Margriet Groep verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacy beleid

In het privacy beleid geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Verbraak Margriet Groep via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacy statement van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een inschrijfformulier. Dit document
wordt bij de groepssecretaris in een documentenkluis/-koffer bewaard tot het einde van het lidmaatschap waarna deze door de secretaris vernietigd wordt. De secretaris, penningmeester en gegevensbeheerder hebben enkel inzicht in deze papieren gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheids-/ Toestemmingsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Verbraak Margriet Groep Harderwijk hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van het gezondheidsformulier dat door Scouting Nederland is opgesteld. https://www.scouting.nl/downloads/ondersteuning/veiligheid/2710-gezondheidsformulier-word-versie.
Voor kampen in het buitenland dient een toestemmingsformulier https://www.scouting.nl/downloads/spel/op-kamp/4115-toestemmingsformulier-op-kamp-in-het-buitenland-pdf-versie te worden ingevuld omdat anders de kinderen niet mogen worden meegenomen. Beide formulieren dienen per activiteit als hardcopy te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers/voogd. Het ingeleverde formulier wordt zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte indien niet aanwezig in de dagrugzak van de teamleider die deze altijd bij zich heeft. Dit formulier wordt niet digitaal geregistreerd. Het formulier is alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de Verbraak Margriet Groep dat op het kamp of de activiteit aanwezig is als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik en telefoonnummers van ouders/verzorgers om deze te kunnen bereiken indien nodig. Scouting Verbraak Margriet Groep Harderwijk zal ‘bijzondere persoonsgegevens’, zoals vermeld in het privacy statement van Scouting Nederland, niet herleidbaar (alleen voornaam) registreren en zorgvuldig bewaren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van opgave via een, met twee stap verificatie beveiligd, Gmail account. Voor de gebruikte mailadressen is op het inschrijfformulier toestemming tot gebruik gevraagd. De registratie vindt plaats in een Excel spreadsheet die op een met wachtwoord en 2 stap verificatie beveiligde Dropbox account of een Google drive account tijdelijk wordt opgeslagen. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd en na de activiteit word het document direct verwijderd en gewist.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPAmachtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard in een documenten kluis/koffer bij de penningmeester en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacy statement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de Verbraak Margriet Groep heeft inzicht in de financiële gegevens.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft toegang tot Scouts Online waar de namen,
adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders van de speltak inzichtelijk zijn. Verder zijn er WhatsApp groepen opgericht per speltak, waarvoor ouders zijn uitgenodigd om deel te nemen en door deelname akkoord gaan dat naam en telefoonnummer worden opgeslagen op de met toegangsbeveiliging beveiligde toestellen van het leidingteam van de desbetreffende speltak.
In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak.

Beeldmateriaal
Scouting Verbraak Margriet Groep Harderwijk maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Verbraak Margriet Groep Harderwijk en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Social media en website
Scouting Verbraak Margriet Groep Harderwijk maakt gebruik van diverse media:
Onze internetsite www.verbraakmargrietgroep.nl
Ons groepsblad, de Wing
Het groepsgebonden katern van Scouting Magazine
Website/social media Scouting Nederland (bijvoorbeeld bij regionale of landelijke activiteiten)
Social media (Facebook, Instagram, Twitter, YouTube)
Lokale en landelijke pers
Voor al deze media kan beeldmateriaal worden gebruikt en er is via het inschrijfformulier toestemming gevraagd aan de ouders/verzorgers om gebruik te mogen maken van beeldmateriaal van de leden. Op Facebook, Instagram, Twitter en de website worden geen leden getagged of bij naam genoemd en zijn dus niet herleidbaar. In het clubblad Wing kunnen stukjes worden geschreven door leden waarbij ze wel hun voornaam kunnen noemen. Verder wordt er door sommige speltakken, door leden geschreven logboek stukjes op de websitepagina van die speltak gepubliceerd waarbij de voornaam van de schrijver wordt genoemd.
Voor alle social media is er altijd een opt-out mogelijkheid.
Op https://www.verbraakmargrietgroep.nl/ worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Communicatie
Het privacy beleid van Scouting Verbraak Margriet Groep Harderwijk is terug te vinden op https://www.verbraakmargrietgroep.nl/ en op te vragen via het secretariaat op secretarisgroepsraad@verbraakmargrietgroep.nl

Datalekken
Indien er sprake is van of een vermoeden van een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland. Bij melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Verbraak Margriet Groep Harderwijk binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat secretarisgroepsraad@verbraakmargrietgroep.nl. Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Reageren is niet mogelijk